نام‌هایی که جور نیستند
نام‌هایی که جور نیستند رایج‌ترین توقف‌اند. فاکتور، لیست بسته‌بندی، بارنامه یا راهنامه، گواهی مبدأ و LC باید همان نام شرکت، نشانی و شرح محصول را در حد رواداری LC یا فرم گمرک به کار ببرند. نام تجاری روی یک سند و نام حقوقی روی سند دیگر برای نگه داشتن پرونده کافی است.
کد HS که خیلی دیر حدس زده شده
کدهای HS که در مرحله RFQ حدس زده شده‌اند دوباره در صادرات و واردات ظاهر می‌شوند. اگر طبقه‌بندی هرگز توافق نشده باشد، حقوق گمرکی، مجوز و گاهی حق حمل همه روی پایه ناپایدار می‌نشینند. طبقه‌بندی متعلق به ابتدای پرونده است، نه بندر.
گواهی برای محموله دیگر
گواهی‌هایی که محموله دیگری غیر از بار بارگیری‌شده را وصف می‌کنند از گواهی غایب بدترند. COA یا آزمون کارخانه باید با علائم، شماره بچ یا ارجاع بارنامه قابل تطبیق باشد. خریداری که گواهی «مشخصات نوعی» را می‌پذیرد در ادعای کیفیت تکیه‌گاه کمی دارد.
مدارک مقصد با زمان پیش‌نیاز
مدارک مقصد اغلب تا رزرو کشتی فراموش می‌شوند: گواهی بهداشت گیاهی، قانونی‌سازی، فرم‌های مبدأ خاص، یا ظهرنویسی بازرسی. این‌ها زمان پیش‌نیاز دارند. باید در RFQ و قرارداد فهرست شوند، نه این‌که فورواردر کشفشان کند.
اعتبار اسنادی که قابل اجرا نیست
اصلاح ذیل LC گران و کند است. اگر مدارک بازرگانی نتوانند همان‌طور که LC تنظیم شده صادر شوند، LC باید پیش از بارگیری عوض شود، نه بعد. این مشکل اسنادی است، نه مشکل حمل.
یک قاعده ساده نگه دارید: هر گواهی روی پرونده باید پرسشی را جواب دهد که مقصد یا قرارداد واقعاً می‌پرسد. کاغذ اضافه که با فاکتور در تضاد باشد به کسی کمک نمی‌کند.